Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực để đăng ký kinh doanh và hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải trả lương cho nhân viên và thuê mặt bằng dài hạn. Với một văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc tại nhà, quán cà-phê nhưng vẫn có địa chỉ để nhận thư tín, có nhân viên trả lời điện thoại, có phòng họp và các trang thiết bị văn phòng cần thiết như máy in, máy photocopy, máy chiếu...
Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Các doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo như một biện pháp để nhận diện địa lý, làm cơ sở để liên lạc với khách hàng nhưng doanh nghiệp thực chất không tồn tại ở một vị trí cố định.
Mô hình văn phòng ảo đặc biệt hữu ích với các công ty mới khởi nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng, tiền trả lương nhân viên văn phòng, chi phí mua sắm trang thiết bị văn phòng.
Việc các phần mềm làm việc nhóm, video chat xuất hiện như Skype, Zalo... cũng thúc đẩy sự quyết tâm lựa chọn phương pháp sử dụng văn phòng ảo của các bạn trẻ.
Chức năng của văn phòng ảo
Có thể khẳng định văn phòng ảo chính là một giải pháp hữu ích và tiết kiệm cho các startup mới khởi nghiệp. Chi phí vận hành một văn phòng ảo thấp hơn nhiều các văn phòng truyền thống. Chẳng hạn, tại ASC Consulting giá thuê văn phòng ảo chỉ vào khoảng 500.000 đồng / tháng, kèm theo rất nhều dịch vụ tiện ích hỗ trợ.
Bên cạnh đó, ASC Consulting còn trực tiếp trợ giúp các hoạt động nghiệp vụ kế toán, báo cáo thuế, tư vấn pháp lý, hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, thực thi nghiệp vụ hải quan & XNK, nghiệp vụ tiền tương BHXH...
Như vậy có thể thấy, nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, cách thức làm việc hiện đại của giới trẻ hiện nay thường không giống như truyền thống. Họ có thể làm việc online, làm việc từ xa, làm việc qua các phần mềm làm việc nhóm như Zalo, Skype...
Ưu điểm của văn phòng ảo
Kể từ khi được phát kiến từ những năm 1960, sức hấp dẫn của văn phòng ảo chưa bao giờ giảm xuống. Tại Việt Nam, xu hướng sử dụng văn phòng ảo ngày càng lan rộng và có sức quyến rũ các doanh nhân trẻ từ những năm 2006.
Có thể nhận thấy, văn phòng ảo rõ ràng có những ưu điểm tuyệt vời của nó:
- Đầu tiên, chi phí hằng tháng của văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với văn phòng truyền thống. Chẳng hạn như doanh nghiệp chỉ cần phải trả chi phí tối thiểu 500.000 đồng/tháng mà không cần phải quan tâm đến lương nhân viên tiếp tân, tiền mua sắm thiết bị, thiền sửa chửa thay thế thiết bị....
- Thứ hai, ngoài việc cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ đẹp, nằm ở mặt tiền tại các con đường lớn để khách hàng dễ nhận diện. Văn phòng ảo còn là nơi để hội họp với đồng nghiệp, gặp gỡ khách hàng và đối tác.
- Thứ ba, văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp một bộ phận lễ tân chuyên nghiệp, lịch sự và nhiệt tình. Chẳng hạn, các nhân viên lễ tân tại văn phòng ảo sẽ thay mặt doanh nghiệp trả lời điện thoại và chuyển tiếp cuộc gọi, tiếp nhận và gửi bưu phẩm...
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Theo các chuyên gia pháp lý, hiện tại hệ thống luật của Việt Nam vẫn chưa có văn bản nào công nhận hoặc cấm đoán về văn phòng ảo.
Theo Luật doanh nghiệp, một doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch được đăng ký với các cơ quan quản lý nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh.
Đồng thời, Luật doanh nghiệp cũng không quy định cụ thể một địa điểm được đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Bản thân cơ quan quản lý doanh nghiệp cũng không thể kiểm soát được một doanh nghiệp có hoạt động thực tế tại trụ sở đã đăng ký hay không?
Vì vậy có thể nói, một doanh nghiệp đăng ký sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp.
